Cuatro pecados que cometemos al escribir un e-mail

Fuente: El Universal

En estos días en que proliferan los mensajes instantáneos, el chat y los mensajes por celular, el correo electrónico parece ya una herramienta de comunicación anticuada. Sin embargo, aún es muy útil

Para una comunicación seria -referente al trabajo, la escuela y correspondencia más personal- el correo electrónico es todavía el medio por el que la mayoría de los estadounidenses se comunica.

Se podría pensar que actualmente todos somos expertos en el manejo del correo electrónico, pero creo que no es así. Desde que tenía 21 años me he ganado la vida como escritor, por lo que me siento cómodo ofreciendo consejos sobre cómo manejar este medio de comunicación.

Un correo electrónico mal escrito puede costarnos dinero, amistades o incluso el empleo, por lo que creo que esta columna podría ser una de las más importantes que haya escrito en los últimos meses.

Lo primero que debes tener en cuenta con respecto al correo electrónico es que existe sólo una manera de juzgar el mensaje que envías: por las palabras que eliges y por cómo las ordenas. En relación a esto, he aquí los cuatro pecados que cometemos al enviar un correo electrónico.

Pecado No. 1: mandar un e-mail que te hace parecer un tonto. Aunque un correo electrónico es menos formal que una carta, mucha gente se vuelve demasiado flexible con la gramática y la ortografía. Muchas veces escribimos un correo de manera rápida y lo enviamos sin revisión. Ese es un gran error. Dedicar algunos minutos para corregir faltas de ortografía o errores de dedo o para volver a escribir una oración torpe y tosca es una buena manera de comenzar tu aprendizaje. Esto aplica también a los correos electrónicos casuales que envías a un amigo. Si desarrollas el hábito de enviar correos de manera descuidada, será muy difícil romperlo cuando el correo sea más importante.

Pecado No. 2: el correo estilo doctor Jekyll y Mr. Hyde. En la vida real eres educado y decente pero cuando te enojas te conviertes en una fiera enloquecida. Esto es fácil de hacer virtualmente pues no corres el riesgo de ser golpeado y, además, los insultos, especialmente los que parecen inteligentes en el momento, son divertidos. Tal vez pienses que dichos correos dan la impresión de que eres una persona fuerte y decidida; la verdad es que te hacen parecer un tonto.

Puede ser que se trate de una queja legítima con el proveedor de cable, una objeción con una cuenta o incluso una respuesta a un e-mail lacónico enviado por un amigo, pero no es una estrategia efectiva. En la mayoría de los casos, esperas convencer a alguien de que haga algo por ti pero portarse como un tonto no es una buena manera de lograrlo.

Pecado No. 3: la pistola más rápida del oeste no siempre ganó la pelea. Si no puedes dejar pasar un problema sin lanzar un correo electrónico encolerizado, siéntate frente a la computadora y escríbelo pero no lo envíes enseguida. Vuélvelo a leer al día siguiente. Muchas veces decidirás bajarle de tono o borrarlo y eso, con frecuencia, es lo mejor que puedes hacer.

Pecado No. 4: evita los problemas que te hacen querer desaparecer del planeta. Enviar un correo a la persona equivocada puede dar como resultado historias muy diversas, unas chistosas y otras no tanto. Un compañero reportero escribió alguna vez lo que pensaba sobre su editor en un correo muy divertido. La idea del reportero era enviárselo a otro compañero de trabajo pero tal vez debido a que tenía en mente el nombre del editor, envió el correo a éste último. Ahora trabaja en otro lugar.

Existen muchas maneras de meterse en problemas similares. Darle clic por error a "responder a todos" puede hacer que se compartan comentarios negativos o información personal con quienes no pretendías hacerlo. Muchos enviamos correos electrónicos que incluyen información de correos anteriores y podrías estar reenviando comentarios que pueden lastimar a ciertas personas.

Para evitar esto lee cada una de las palabras- incluyendo la información que pegaste-antes de enviar el correo. Un método inteligente es darle click al botón de "guardar borrador" cada vez que escribas un e-mail. Esta es una buena técnica para protegerte. Si haces esto cada vez que escribes un correo electrónico, tendrás una segunda oportunidad para leer lo que escribiste, corregir errores, bajarle de tono a cualquier exceso y evitar un desastre. (Traducción: Gabriela Cornejo)

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Rodrigo